In questa fase l’obiettivo è quello di selezionare le aree di miglioramento che devono essere sviluppate nel progetto di business process management.  Durante la pianificazione del progetto, partendo dall’analisi del sistema aziendale, devono essere definiti gli obiettivi, le strategie e le tattiche del progetto, considerando i gruppi di lavoro ed i reparti coinvolti.

La fase vera e propria di Business Process Management sarà incentrata sul rimodellamento dei processi core, i processi fondamentali da rimodellare, in modo da sviluppare il successo reddituale, competitivo  e strategico dell’organizzazione.

La pianificazione del progetto

Una volta definiti gli obiettivi, definiremo le macro azioni e le azioni che permetteranno di raggiungere gli obiettivi, nonché le risorse necessarie alla realizzazione del progetto. Un aspetto fondamentale da tenere in considerazione è la comunicazione fra le risorse coinvolte e la direzione aziendale, per consentire la verifica continua dello stato di avanzamento del progetto e il corretto raggiungimento dei traguardi prefissati. I passi che seguiamo durante la pianificazione sono:

• Individuazione dei processi da modellare
• Analisi dei processi da modellare
• Gestione della comunicazione con le risorse coinvolte
• Business Process Modeling
• Reporting
• Comunicazione dei risultati del processo
• Verifica periodica del funzionamento del sistema

Business Process Management

Individuazione dei bisogni degli stakeholders: a partire dai processi specifici da rimodellare, vengono evidenziati i bisogni dei soggetti coinvolti nel processo ed il grado di soddisfazione di tali bisogni al momento dell’analisi, in modo da definire le priorità e le urgenze e migliorare i risultati di tutto il sistema aziendale.

Sistema informativo aziendale: analizzare lo stato di sviluppo del sistema informativo e evidenziare come esso gestisca le informazioni derivanti dai diversi processi, nell’ottica del soddisfacimento dei bisogni. Si deve arrivare allo sviluppo di una business intelligence che controlli tutta l’azienda mediante schemi multidimensionali che strutturano il data warehouse.

Business process modeling: questa fase parte dalla mappatura dei processi a livello grafico, per consentire il confronto tra clienti e fornitori dei processi in modo da trovare le soluzioni più efficaci per la gestione di un determinato processo. Una volta mappato il processo si procede alla definizione delle nuove procedure da seguire per ottimizzare il flusso di lavoro.

Ruolo dei responsabili dei processi: deve essere definita con chiarezza la struttura organizzativa del sistema di controllo che gestirà il processo, stabilendo le responsabilità tattiche operative e strategiche. Una volta individuati i responsabili, devono essere definiti i data mart e le relative estrazioni tramite strumenti di data mining che permetteranno loro di acquisire le informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti di controllo.

Modelli di controllo: in questa fase vengono stabiliti i modelli per controllare in modo sistematico le variabili di ingresso, le funzioni di transizione ed i dati di output dei singoli processi.

Il modello di controllo utilizzato comprende il feedback, vale a dire l’autocontrollo del processo da parte delle persone coinvolte nell’attività, migliorando i rapporti fra clienti e fornitori interni del sistema aziendale. Il modello controllo stimola la nascita di figure professionali con un largo raggio d’azione, e fortemente autonome nello svolgimento della propria attività, rafforzando la consapevolezza che i benefici per il singolo vengono dal corretto funzionamento dell’intero sistema.