Le procedure organizzative servono per definire la struttura delle responsabilità interne, sia per quanto riguarda le funzioni che i processi. Questo significa formalizzare i ruoli che andranno a ricoprire determinate funzioni, ed associarvi i mansionari che descrivono le responsabilità di ogni figura rispetto ai clienti interni ed esterni.

La definizione della struttura organizzativa permette di ridurre la complessità del sistema aziendale. Grazie a questo sistema migliora infatti la comunicazione interna ed è possibile organizzare una serie di controlli che garantiscono il corretto funzionamento del sistema.

Il processo di formalizzazione di una struttura organizzativa parte con un’intervista alla direzione, volta a definire le funzioni-reparti presenti nell’organizzazione. Successivamente si intervistano le persone definite dalla direzione come responsabili di funzione e si definiscono i mansionari di ogni figura. Infine, l’organigramma ed i relativi mansionari vengono ufficializzati a tutta l’azienda.