Le procedure di approvvigionamento determinano lo svolgimento del ciclo passivo, la fase in cui l’azienda acquisisce i beni e servizi necessari allo svolgimento della propria attività, regolarizzando la gestione dei fornitori e trovando per essi delle modalità di valutazione.

Una gestione sistematica del processo di approvvigionamento e delle relazioni con i fornitori permette all’organizzazione di decidere il proprio posizionamento sul mercato dei fornitori, consentendole di trarre benefici attraverso condizioni più vantaggiose.

Implementando la valutazione dei fornitori si individuano quelli che sono critici per l'azienda, attraverso dei parametri di valutazione come, ad esempio: le modalità di pagamento, i tempi di consegna, l’adeguatezza del servizio. Una volta individuati i parametri più importanti per l’azienda, vengono evidenziate le aree di criticità di ogni fornitore, in modo da migliorare le relazioni con essi e, conseguentemente, la qualità dei servizi offerti dall’impresa.